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Sekretariat goes digital

05.06.2019
Personalwechsel auf dem Sekretariat und Präsentation der neuen Mitarbeiterinnen.
Beton
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«Ja, selbstverständlich mache ich Ihnen die Abschrift,» Fränzi Betschart ist am Telefon. «Senden Sie mir doch bitte eine Email mit den notwendigen Angaben.» – Nach zwei Minuten legt sie den Hörer auf. Sie holt einen Stapel Blätter aus dem Kopierer, der zwischenzeitlich im Hintergrund gelaufen ist. Ursi Hauser und Linda Lucas arbeiten an ihren Stehpulten. Ursi Ohnsorg ist in der Konferenz.

So geht es zu an einem ganz normalen Vormittag im Sekretariat der Kantonsschule Zug. Es ist eine Welt, die man als Lehrerin oder Lehrer selbst nach Jahren nur ungenau kennt. Meist sieht man den Betrieb nur von ferne, durchs gläserne Schaltertürchen. Dass man diesen Teil der Kanti nicht stärker wahrnimmt, liegt vor allem an der eingespielten, zuverlässigen Arbeitsweise der Assistentinnen. Das sind zunächst die vier bisherigen: Fränzi Betschart, Ursi Hauser, Ursi Ohnsorg und Esther Grabherr, die soeben pensioniert wurde.

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Linda Lucas

Neu im Team ist seit April Linda Lucas, im Juni kommen Doris Hürlimann und Fränzi Sigrist dazu. Wie von Zauberhand sind die Arbeiten jeweils einfach erledigt, ohne dass sich Aussenstehende Gedanken darüber gemacht hätten. Die Broschüre ist einfach da, der Brief geschickt, die Prüfung verteilt. Was so reibungslos funktioniert, steht in Gefahr, als selbstverständlich genommen zu werden.

Rektor Christian Steiger kommt mit einem Dossier an den Tisch von Linda Lucas: «Ich habe noch eine andere Schülerin, die neu eintreten wird. Kann ich dir das so geben?» Er erklärt kurz den Sachverhalt - und weg ist er wieder.

Ursi Ohnsorg ist jeweils die Erste im Sekretariat, auch heute ist sie seit halb sieben hier. Eine Viertelstunde nach ihr kommt Fränzi Betschart. Eigentlich gelten gleitende Arbeitszeiten, nicht Schichtbetrieb, dennoch hat sich eine Verteilung der Anwesenheiten über den ganzen Tag eingespielt. Die beiden Frauen starten die Computer, öffnen die Programme, schalten das Telefon an, richten sich ein. So wecken sie jeden Morgen den grossen Kantibetrieb aus dem nächtlichen Schlaf. Bereits warten die ersten Mails auf «info@ksz», auch das Telefon fängt an zu klingeln. Heute allerdings ist ein ruhiger Morgen. Der Lehrkörper ist offenbar gesund. Es ist ja auch Frühling, die Sonne scheint hell ins Grossraumbüro. Schon um diese frühe Stunde macht sich die Digitalisierung bemerkbar:

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Ursi Ohnsorg

Früher – damit meint Ursi Ohnsorg die 90er Jahre – lief das anders: Heiseres Husten am Telefon, und sie, die Assistentinnen, mussten die gekrächzten Aufträge aufschreiben und aushängen. Ehrlich gesagt, ist das Absenzenbrett im Foyer des OG immer noch eine Art unfreiwilliges Zentrum der Schule. Ein Ort der Hoffnung für Generationen von Schülerinnen und Schülern: Fällt vielleicht eine Stunde aus? Das hat sich nicht geändert, wohl aber die Form der Arbeitsaufträge. Die kommen schon lange per E-Mail rein – und seit einiger Zeit stellen immer mehr Lehrpersonen ihren Schülerinnen und Schülern die Arbeitsaufträge auf der Online-Lernplattform Moodle bereit.

Um zehn Uhr trifft sich die gesamte Schulleitung und alle Assistentinnen zu Kaffee und Gebäck. Der Direktor, Peter Hörler, hat die Zehn-Uhr-Pause vom Donnerstag zu "minuti santi" erklärt. Einmal in der Woche sind alle gemeinsam in der Pause, das Tagesgeschäft soll explizit nicht Gesprächsgegenstand sein, sonst kostet das einen Kuchen. Die Stimmung ist gelöst, man witzelt über die Idee, wie die Schulleitung einen Last School Day - LSD organisieren würde. Und schon brechen alle wieder in verschiedene Richtungen auf, zurück in ihre Büros, an ihre Arbeitsplätze oder raus zum nächsten Termin ausser Haus.

Linda Lucas ist neu im Team. Sie arbeitet seit Anfang April im Sekretariat und übernimmt im Wesentlichen die Dossiers von Esther Grabherr, die dieses Frühjahr pensioniert wurde. Überhaupt stehen dieses Jahr einige Wechsel an. Das Sekretariat befindet sich im Umbruch – nicht nur personell, sondern auch digital. Esther Grabherr hat den Reigen nur eröffnet.

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Esther Grabherr

Im Sommer wird Ursi Ohnsorg pensioniert. Das ist fast nicht zu glauben, doch bald ist es so weit. Ihre Stelle als Direktionsassistentin übernimmt Fränzi Betschart, die gegenwärtig als Assistentin der Verwaltungsleitung auch am Schalter tätig ist. Fränzi Betschart ihrerseits wird in dieser Funktion ersetzt durch Doris Hürlimann und Fränzi Sigrist. Noch sind das an der Kanti nur Namen. Doch schon bald werden sie das Gesicht der Schule mitprägen.

Es klingelt zur Zehn-Uhr-Pause: Einzelne Schülergruppen melden sich am Schalter. Eine Schülerin aus der vierten Klasse möchte einen Reserveschlüssel für ihr Kästchen, doch das geht nicht. Sie hat das Kästchen mit jemandem getauscht. Fränzi passt die Registriernummer an, der Schlüssel geht raus, ein Problem ist gelöst. Eins von – niemand weiss wie vielen.

In dieser Woche packt Ursi Hauser vor allem Maturaprüfungen ein für die Maturandinnen und Maturanden. Das ist eine von nicht mehr allzu vielen Handarbeiten im Sekretariat. Eigentlich ist man hier permanent am Bildschirm. Jetzt, Anfang Mai, steht die Matura unmittelbar bevor. Es gilt, noch letzte Vorbereitungen zu treffen. Auf Ursi Hausers Tisch liegt eine Übersicht über den Prozess Maturaprüfungen. Es ist ein dreiseitiges Dokument mit insgesamt 64 Arbeitsschritten. Einzelne davon, zum Beispiel die Umteilung der Klassen aus den Prüfungsräumen in andere Zimmer oder die Erstellung das Aufsichtsplans, dauern zwei Tage oder länger. Dieser Prozess ist wiederum eingebettet in einen Jahresplan, den Ursi Hauser dank den vielen Jahren an der Kanti weitgehend im Kopf hat. Schliesslich gibt es das Daily Business und immer wieder Arbeiten, die sich nur bedingt planen lassen.

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Ursi Hauser

Im Sekretariat laufen die Fäden des Schulbetriebs zusammen. Die Aufgaben der vier Assistentinnen sind vielfältig und umfangreich: Kommunikation am Schalter, am Telefon und via Mail. Terminplanung für die Rektorate. Korrespondenz mit Schülerinnen und Schülern, Lehrpersonen und Eltern usw. Datenpflege auf dem Schulnetz: Adressänderungen, Eintritte, Austritte, Zeugnisse. Notenbogen, welche nie pünktlich abgegeben werden. Dispensen erfassen: für Besuch von J+S-Kursen, Trainingswochen für Spitzensportler/innen, Studienwoche an der ETH usw. Maturaarbeiten: Noten und Korreferenten erfassen, Titel korrigieren. Ergänzungsfächer: bei den Lehrpersonen die Ausschreibungen einfordern, die Broschüre erstellen. Studienwahlworkshops: Daten mit dem Berufsinformationszentrum koordinieren, Klassen informieren. – Die Liste ginge noch sehr lange weiter.

Wie verändert die Digitalisierung die Arbeit im Sekretariat? «Wir sind generell schneller und effizienter geworden», sagt Ursi Hauser. Zum Beispiel wurden vor zwei Jahrzehnten die Noten von Hand ins Zeugnis geschrieben: die eine diktierte, die andere schrieb mit Füllfederhalter schön geschwungene Zahlen aufs Papier. Jetzt muss ein Knopfdruck reichen. Allerdings wird die Zeit rasch mit Neuem gefüllt. Die Ansprüche wachsen. Die erwähnte Zimmerumteilung für die Maturaprüfungen zum Beispiel ist heute auf dem Schulnetz für alle einsehbar. Das erleichtert den betroffenen Lehrpersonen und Klassen zwar die Planung. Transparenz und digitale Bewirtschaftung bedeuten aber einen Mehraufwand für das Sekretariat.

Und wie sieht man im Sekretariat eigentlich – ähem – uns Lehrerinnen und Lehrer? Ursi Hauser lacht: «Kann ich diesen Text sehen, bevor er rausgeht?» Natürlich kann sie. Trotzdem möchte sie sich nicht negativ über unsere Zunft äussern. «Es sind etwa 190 Lehrerinnen und Lehrer», weicht sie aus, «die sind alle sehr unterschiedlich.» So so. Die Büropflanze grünt. Die Sonne scheint. Das Bild hängt geduldig an der Wand. Fränzi Betschart guckt herüber und lacht. Schliesslich einigen sich die beiden: Mühsam sind Lehrpersonen, welche die Termine nicht einhalten.

Oh weh. Der Verfasser dieser Zeilen zuckt innerlich zusammen und wechselt schnell das Thema: Wie erlebt man hier die Schülerinnen und Schüler? «Am Schalter sind sie sehr, sehr nett», sagt Ursi Hauser mit Bestimmtheit, und sie fügt an: «Wenn man selber nett ist mit ihnen.» Der Kontakt mit ihnen, überhaupt mit Leuten gefällt ihr. Es hat viel Publikumsverkehr hier, es lebt und pulsiert.

Beat Wyss, unser Hauswart, kommt rein. Ohne ein paar Witze über den anwesenden Lehrer geht es natürlich nicht. Aber was macht er selbst eigentlich da? Spazieren? «Post holen.» Gelber Zettel: Ein Abwesenheitsbericht ist abgegeben worden. Brief von der Landi: eine Rechnung für den Treibstoff im April. «Bus, Traktor. Brum-Brum», erklärt er. Und die ganze Fanpost? Die Liebesbriefe? «Die fange ich ab», sagt Fränzi.

Jetzt schliesst sie den Schalter, demnächst ist Mittagspause. Wie schafft sie das, ständig in der Arbeit unterbrochen zu werden? Fränzi hat keine Probleme damit. Sie empfindet es gar nicht als Störung. «Das ist ja auch Teil meiner Arbeit», sagt sie. Natürlich gibt es Momente, in denen es stressig wird, und wenn dann noch ein Lehrer einen Papierstau verursacht und wegrennt –. Fränzi hebt die Hände, doch sie lächelt. So schnell lässt sie sich nicht aus der Ruhe bringen.

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Fränzi Betschart

Gegenwärtig ist sie daran, ihre Nachfolge zu regeln. Sie stellt Anleitungen zusammen für die beiden Neuen, die Anfang Juni hinter dem Schalter stehen werden. Es wird wohl eine Weile dauern, bis sie sich eingearbeitet haben

Einer, der immer wieder da ist im Sekretariat, ist der Verwaltungsleiter André Kottmeyer. Bald sieht man ihn am Pult von Ursi Ohnsorg stehen, bald quert er den Raum mit Priska Stöckli, der Personalfachfrau. Er führt da und dort kurze Gespräche und geht weiter. Seine unaufgeregte, ruhige Art trägt viel zur Atmosphäre bei: Es ist ein angenehmer, arbeitsamer Alltag, und alles ist im Fluss.

Die Digitalisierung der Verwaltung findet nicht nur im Sekretariat statt. Die Verwaltung und Administration der Schule umfassen weitere Dossiers: teils Stabstellen, teils Beauftragte. Die Lehrer Stephan Wigger, René Kaeslin und Viktor Dittli erledigen im Auftrag der Schulleitung diverse Spezialaufgaben im digitalen oder organisatorischen Bereich: Unterhalt des Schulnetzes, (Mit-) Organisation von Praktika, Prüfungen, Schulentwicklung und Weiterbildungen, Organisation der Studienwoche und vieles mehr. Konrad Rölz kümmert sich vor allem um die Webseite der Kanti, Priska Stöckli ums Personal. Daneben gibt es die Arbeitsgruppe ICT unter der Leitung von Beni Keller, demnächst von Hansjörg Grünig. Sie beschäftigt sich weniger mit der Digitalisierung in der Verwaltung als vielmehr in der Bildung. Ihr grosses Thema ist derzeit Bring Your Own Device - BYOD und der Einsatz der Lernplattform Moodle. Im letzten Falter haben wir darüber berichtet. Schliesslich gibt es weiterhin die technische Informatik-Abteilung. Im Rahmen des Sparprogramms wurde sie verkleinert, doch bei der Umstellung von der bisherigen digitalen Infrastruktur auf BYOD wird sie ganz besonders gefordert sein.

Sie alle tragen und gestalten die digitale Transformation an der Kanti Zug. Heute aber flattert der Falter nur durchs Sekretariat. Jetzt wird es Mittag. Zeit, den Besuch abzuschliessen, und Zeit für Schlussworte. Mit den drei Assistentinnen, die jetzt pensioniert werden bzw. ihr Tätigkeitsgebiet wechseln, geht nämlich nicht nur viel Knowhow verloren, sondern die Kanti Zug verändert ihr Gesicht. Sie alle haben in den langen Jahren ihrer Tätigkeit sehr viel Wissen aufgebaut und kennen den Schulbetrieb von innen heraus. Sie administrieren nicht nur, sie prägen unsere freundliche, offene und professionelle Schulkultur. Jetzt steht ein grosser Wechsel bevor. Es ist die alte Geschichte mit dem lachenden und dem weinenden Auge. Wir freuen uns natürlich auf und über die Neuen. Linda Lucas, Doris Hürlimann und Fränzi Sigrist: Wir heissen euch herzlich willkommen!

Jetzt aber sollen noch einmal die Bisherigen auf den Schild gehoben werden: die Gehenden, Wechselnden und Bleibenden. Sie leisten seit Jahren im Wortsinn im Hintergrund, hinter dem Schalter nämlich, hervorragende Arbeit für die Schule. Herzlichen Dank, Fränzi Betschart, Ursi Hauser, Esther Grabherr, Ursi Ohnsorg!

Der Wechsel im Überblick

Esther Grabherr

Seit Mai 2019: pensioniert.
Bisher: Assistentin Gymnasium Unterstufe

 

Ursi Ohnsorg

Ende Schuljahr 2018/19: pensioniert
Bisher: Direktionsassistentin

 

Fränzi Betschart

Ab Juni: Direktionsassistentin, Assistentin WMS
Bisher: Assistentin WMS, Assistentin Verwaltungsleitung

 

Ursi Hauser

Assistentin Gymnasium Oberstufe

 

Linda Lucas

Seit Mai 2019: Assistentin Gymnasium Unterstufe und Mittelstufe

 

Doris Hürlimann

Ab Juni 2019: Assistentin Schalter Kanzlei und Assistentin Verwaltungsleitung, im Jobsharing mit

 

Fränzi Sigrist

Ab Juni 2019: Assistentin Schalter Kanzlei und Assistentin Verwaltungsleitung, im Jobsharing


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