Regeste:

§ 5 DSG – Einwohnergemeinden dürfen der Stiftung Pro Juventute mit Sitz in Zürich  Daten ihrer Einwohnerinnen und Einwohner grundsätzlich nur bekanntgeben, wenn a) dafür eine  gesetzliche Grundlage besteht; b) es für eine in einer gesetzlichen Grundlage umschriebenen Aufgabe unentbehrlich ist; oder c) die Betroffenen dazu ihre ausdrückliche und freiwillige  Einwilligung erteilen.

Aus dem Sachverhalt:

Die Pro Juventute bietet Eltern vom ersten bis zum sechsten Lebensjahr ihrer Neugeborenen kostenpflichtige «Elternbriefe» an. Die Elternbriefe vermitteln grundlegendes Wissen zu den Themen Pflege, Ernährung, Entwicklung, Gesundheit und Erziehung des Kindes sowie zur Mutter-/Vaterrolle, der Familienorganisation und zur familienergänzenden Kinderbetreuung.

Bisher hatte der Kanton die Kosten für die Elternbriefe für das erste Lebensjahr von Neugeborenen im Kanton Zug übernommen. Die Elternbriefe waren durch eine Fachstelle abgegeben worden, die gestützt auf eine Leistungsvereinbarung mit dem Kanton gesetzliche Aufgaben im Bereich der Mütter- und Väterberatung übernommen hatte. Da sich der Kanton 2015 aus der Finanzierung der Elternbriefe zurückzog, beabsichtigte eine Einwohnergemeinde diese für Eltern von Neugeborenen mit Wohnsitz in der Gemeinde zu übernehmen. Gleichzeitig beabsichtigte die Gemeinde neu auch die Elternbriefe für das zweite bis und mit dem sechsten Lebensjahr zu finanzieren. Dazu prüfte die Gemeinde eine Vereinbarung mit der Pro Juventute. Für die Gemeinde kamen zwei Varianten in Frage:

Variante 1: Die Gemeinde meldet der Zentrale von Pro Juventute in Zürich die Geburten (nur Erstgeburten), inkl. Adressdaten der Eltern sowie Geburtsdatum, Name und Vorname des Kindes aus dem Einwohnerregister.

Variante 2: Die Mütter-/Väter-Beratungsstelle gibt den interessierten Eltern einen Gutscheinflyer ab. Diesen können die Eltern an Pro Juventute einschicken, um die Elternbriefe zu erhalten.

Die Gemeinde wollte der Variante 1 den Vorzug geben, weil damit alle Eltern erreicht werden könnten, nicht bloss diejenigen, die sich an die Mütter-/Väterberatung wendeten. Sie gelangte in der Folge an die Datenschutzstelle und bat um eine Einschätzung, ob Variante 1 aus Sicht des Datenschutzes umsetzbar sei.

Aus den Erwägungen:

Bei den Angaben über Neugeborene (Vorname, Name, Geburtsdatum), den Vornamen und Namen der Eltern und deren Adresse handelt es sich um gewöhnliche Personendaten im Sinne von § 2 Abs. 1 Bst. a des Datenschutzgesetzes (DSG; BGS 157.1). Behörden und Dienststellen, die für die Gemeinden handeln, gelten als Organe im Sinne des DSG (§ 2 Abs. 1 Bst. i DSG).

§ 5 DSG legt die Voraussetzungen für das Bearbeiten von Personendaten (Abs. 1) bzw. von besonders schützenswerten Personendaten (Abs. 2) durch Organe abschliessend fest. Gemäss Abs. 1 dürfen Organe Personendaten bearbeiten wenn

a) eine gesetzliche Grundlage dafür besteht oder

b) es für eine in einer gesetzlichen Grundlage umschriebenen Aufgabe unentbehrlich ist oder

c) die betroffene Person im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt hat oder ihre Einwilligung nach den Umständen offensichtlich vorausgesetzt werden kann.

Unter dem Bearbeiten von Personendaten ist jeder Umgang mit diesen zu verstehen, namentlich erheben, beschaffen, aufzeichnen, sammeln, aufbewahren, verwenden, umarbeiten, bekanntgeben, austauschen, zusammenführen, archivieren und vernichten (§ 2 Abs. 1 Bst. c DSG). Mit einer Bekanntgabe werden Personendaten zugänglich gemacht, namentlich wird in solche Einsicht gewährt, werden solche weitergegeben oder veröffentlicht (§ 2 Abs. 1 Bst. d DSG).

Für die Datenschutzstelle ist nicht ersichtlich, auf welche gesetzliche Grundlage sich die Gemeinde für die Bekanntgabe der oben erwähnten Personendaten aus dem Einwohnerregister an die Pro Juventute stützen könnte. Gemäss § 47 des Gesetzes über das Gesundheitswesen im Kanton Zug (GesG; BGS 821.1) ist es vielmehr ausdrücklich Aufgabe des Kantons – nicht der Gemeinden – die Schwangerschafts- und Elternberatung sicherzustellen. Aus Sicht der Datenschutzstelle ist die Bekanntgabe von Daten über Neugeborene inklusive Adressdaten der Eltern an die Pro Juventute zum Versand der Elternbriefe somit nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Betroffenen zulässig. Auch wenn die Elternbriefe zweifellos hilfreich sind, kann die Gemeinde nicht von Umständen ausgehen, wonach die Einwilligung der Betroffenen in die Datenbekanntgabe an die Pro Juventute offensichtlich vorausgesetzt werden kann, gibt es doch auch Eltern, die weder vom Angebot der Pro Juventute noch von einer Mütter- / Väter-Beratungsstelle Gebrauch machen (wollen).

Die von der Gemeinde vorgesehene Variante 2 ist somit aus datenschutzrechtlicher Sicht die zu bevorzugende Variante, da sie die Eltern selbst (bzw. freiwillig) entscheiden lässt, ob sie vom Gutschein Gebrauch machen bzw. der Pro Juventute ihre Daten bekanntgeben wollen.

Die Datenschutzstelle wies die anfragende Gemeinde in ihrer Antwort ausserdem darauf hin, dass die Elternbriefe in verschiedenen Sprachen angeboten werden. Ohne die Bekanntgabe zusätzlicher Informationen über die Eltern (z.B. Nationalität oder Muttersprache) kann die Pro Juventute nicht wissen, wem sie die Elternbriefe in welcher Sprache zusenden soll. Bei der Abgabe eines Gutscheins bleibt es dagegen den Eltern überlassen, die gewünschte Sprache des Elternbriefes auszuwählen, ohne dass sie zusätzliche Informationen offenlegen müssen.

Die Datenschutzstelle legte ergänzend dar, dass eine Bekanntgabe von Daten aus dem Einwohnerkontrollregister an die Pro Juventute allenfalls unter den folgenden, kumulativ zu erfüllenden Voraussetzungen zulässig wäre:

• Die Einwohnergemeinde kann die Aufgabe zur Elternberatung aus einer gesetzlichen Grundlage herleiten bzw. sie hat in einer formell korrekten Form die Aufgabe zur Elternberatung (vom Kanton) übernommen. Die blosse Übernahme der Finanzierung der Elternbriefe ist aus Sicht der Datenschutzstelle keine ausreichende Grundlage für eine Datenbekanntgabe aus dem Einwohnerregister der Gemeinde.

• Der Pro Juventute wird der Versand der Elternbriefe im Sinne einer Auftragsdatenbearbeitung in einer schriftlichen Vereinbarung übertragen (§ 6 DSG).

• Die Gemeinde sorgt dafür, dass die Daten durch Pro Juventute nur so bearbeitet werden, wie sie selbst es tun dürfte.

• Die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit werden in der Vereinbarung mit Pro Juventute schriftlich festgehalten. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Pro Juventute – etwa des Pro Juventute Online-Shops, über den die Elternbriefe ebenfalls bestellt werden können – sind auf das Auftragsverhältnis nicht anwendbar. In der Vereinbarung zu regeln sind insbesondere: der Umfang der bekanntzugebenden Daten, die sichere Datenübertragung (per eingeschriebener Post oder verschlüsselt, falls elektronisch), die verschlüsselte Datenablage lokal bei Pro Juventute in Zürich (keine Cloud-Lösungen), die Festlegung der Zugriffsrechte bzw. die Bezeichnung der Zugriffsberechtigten innerhalb der Zentrale von Pro Juventute, die Verpflichtung zur Verwendung der Daten ausschliesslich zum Zweck des Versands der Elternbriefe, keine Weitergabe der Daten an Dritte (auch nicht an mit Pro Juventute «verbundene Unternehmen», wie dies etwa die AGB des Pro Juventute Online-Shops vorsehen), die Vernichtung der Daten nach abgeschlossenem Versand und eine entsprechende Rückbestätigung an die Gemeinde, Unterzeichnen einer separaten Verpflichtungserklärung durch alle Mitarbeitenden von Pro Juventute, welche die Daten bearbeiten.

Die Gemeinde teilte der Datenschutzstelle mit, dass sie entsprechend der Stellungnahme die Variante 2 umsetzen werde.

Der Vollständigkeit halber sei festgehalten, dass im vorliegenden Fall keine Sammelauskunft nach § 8 Abs. 2 Bst. c DSG vorliegt. Diese Bestimmung kann schon deswegen nicht zur Anwendung gelangen, weil der Anstoss zum Versand der Elternbriefe von der Gemeinde selbst ausgeht und nicht etwa ein Gesuch um Sammelauskunft an die Einwohnerkontrolle vorliegt. Im Übrigen wird der Versand der Elternbriefe offenbar von der «Zentrale» der Pro Juventute in Zürich organisiert. Die Datenschutzstelle geht davon aus, dass es sich dabei um eine Abteilung der Stiftung Pro Juventute mit Sitz in Zürich handelt. § 8 Abs. 2 Bst. c DSG sieht Sammelauskünfte nur an juristische Personen mit Sitz im Kanton Zug vor.