Aktenführung (Records Management)
Das Records Management ist in der Verordnung Aktenführung vom 20. März 2012 geregelt. Sie gilt sowohl für die Verwaltungsstellen als auch für Organisationen mit Leistungsvereinbarung.
Aktenführung – wozu?
- Sie wahren die Übersicht über die Geschäfte.
- Staatliches Handeln ist nachvollziehbar.
- Sie profitieren von Ihrem Informationsspeicher.
- Ihre Unterlagen bleiben langfristig nutzbar.
Elektronische oder physische Aktenführung?
Die Verordnung Aktenführung lässt die physische oder die elektronische Aktenführung zu. Das Staatsarchiv empfiehlt, auf die elektronische Aktenführung umzustellen.
Für dokumentengestützte Geschäfte, für die keine spezifischen Fachanwendungen im Einsatz sind, wird in der kantonalen Verwaltung Zug die Fachanwendung GEVER verwendet.
Wenn Sie eine neue Fachanwendung einführen bzw. von der physischen auf die elektronische Aktenführung umstellen, bitten wir Sie, das Staatsarchiv von Anfang an beizuziehen. Das Staatsarchiv unterstützt Sie dabei, die Erfordernisse der Verordnung Aktenführung zu erfüllen (z.B. Exportschnittstelle).
Welche Anforderungen müssen Fachanwendungen erfüllen?
Unterlagen müssen in jedem Fall in Fachanwendungen geführt werden, die die Anforderungen der Verordnung Aktenführung erfüllen. Dies sind die Schlüsselanforderungen:
- Ordnungssystem: Das Ordnungssystem dient der Übersicht über die Aufgaben einer Stelle, der Steuerung der Berechtigungen und des Lebenszyklus der Unterlagen.
- Dossiers mit Metadaten: Die Unterlagen zu einem Geschäft werden in Dossiers zusammengefasst, mit beschreibenden Angaben (Metadaten) versehen (Titel, Beginn, Ende, verantwortliche Person) und mit dem Ordnungssystem verknüpft. So ist sichergestellt, dass die Unterlagen zu einem Geschäft vollständig, nachvollziehbar und in ihrem Kontext abgelegt sind.
- Exportschnittstelle: Für die Langzeitarchivierung (oder die Migration in ein Nachfolgesystem) muss eine Exportschnittstelle vorhanden sein (gemäss Standard eCH-0160).
Laufwerke, das Mailprogramm oder das Internet entsprechen nicht einer rechtskonformen Aktenführung.
GEVER - die elektronische Geschäftsverwaltung
Was ist GEVER?
GEVER ist in der kantonalen Verwaltung die zentrale Anwendung von dokumentengestützten Geschäften, die nicht in einer anderen Fachanwendung bewirtschaftet werden. Die Nutzung von GEVER für diese Geschäfte ist verbindlich. Das Hauptelement von GEVER ist die Aktenführung. GEVER unterstützt insbesondere auch die amtsübergreifende Zusammenarbeit.
Durch die systematische Informationsverwaltung ermöglicht GEVER eine nachvollziehbare, transparente und revisionssichere Geschäftstätigkeit. GEVER entspricht der internationalen Norm zur Schriftgutverwaltung DIN-ISO-Standard 15489.
GEVER wird auch in anderen kantonalen, städtischen und gemeindlichen Verwaltungen sowie verschiedenen Institutionen eingesetzt.
GEVER-Nutzung in der kantonalen Verwaltung
GEVER wurde zwischen 2012-2016 unter der Federführung des Staatsarchivs flächendeckend eingeführt. 72 Amtsstellen bzw. 1000 Nutzende arbeiten mit GEVER. Monatlich werden ca. 1000 Geschäfts-dossiers, 8000 Dokumente, 2000 E-Mails und 600 Aufgaben neu erstellt.
Eine Übersicht über sämtliche GEVER-Mandanten (Amtsstellen und Kommissionen) können Sie nachstehender Tabelle entnehmen.
GEVER-Leitfäden
Die GEVER-Leitfäden und die referenzierten Dokumente geben Hinweise zur Aktenführung, unter anderem zur Geschäftsrelevanz, zur elektronischen Aktenführung oder zur amtsinternen Organisation der Aktenführung (Organisationsvorschrift).
GEVER-Support
Im Zuge der Zentralisierung der kantonalen Querschnittsanwendungen übergab das Staatsarchiv den GEVER-Support auf Ende 2022 dem AIO.
Beratung / Schulung Recordsmanagement
Wir beraten Sie bei Ihrer Aktenführung und bieten auch Schulungen betreffend Records Management an.
Die Schulung vermittelt anhand konkreter Beispiele Grundlagen und Praxis des Records Management (Aktenführung). Fragen der Teilnehmenden zur Aktenführung sollen geklärt werden. Ziele der Schulung sind die Sensibilisierung für Fragen der Aktenführung, das Gewinnen von Sicherheit und das Kennen der gesetzlichen Grundlagen und Standards.
Die Schulung richtet sich an alle aktenführenden Personen, insbesondere an verantwortliche der Aktenführung.
Montag bis Donnerstag 08:15 - 12:00 13:30 - 17:00