Die Gemeinde Risch hat eine Vielzahl von staatlichen Aufgaben zu erfüllen. Zum einen handelt es sich um von Gesetzen zwingend vorgegebene Aufgaben. Zum anderen bestehen Aufgaben, welche die Gemeinde ohne zwingende Vorgaben auf eigenes Ermessen hin abdeckt. Diese staatlichen Aufträge und die Ansprüche an das Gemeinwesen haben in den letzten Jahrzehnten stark zugenommen.

Sapo hilft Ziele zu erreichen
Gemäss Art. 7 der Gemeindeordnung müssen Aufgaben und Abläufe in der Gemeinde einmal pro Legislatur überprüft werden. In Risch erfolgt dies im Rahmen des Projekts «Ständige Aufgaben- und Prozessoptimierung (Sapo)».

Im Sapo-Prozess wird auch die Effektivität überprüft: Tun wir die richtigen Dinge? Gibt es Aufgaben, die nicht erbracht werden müssten, weil sie zu wenig Wirkung erzielen oder zu wenig zur Zielerreichung beitragen?

Ebenso wird die Effizienz kontrolliert: Tun wir die Dinge richtig? Wie werden Aufgaben erledigt? Gibt es Optimierungen in der Organisation, in Prozessen und Abläufen, die zu Kosteneinsparungen oder kürzeren Bearbeitungszeiten führen können?

In der Geschäftsleitung wird viermal pro Jahr der Fortschritt der Sapo-Massnahmen besprochen. Die Abteilungsleitenden sind verantwortlich für die Erreichung der Sapo-Ziele in ihrer Abteilung und den Miteinbezug der Mitarbeitenden.

Reorganisation Hausdienst
Der Gemeinderat hat sich im Bereich Hausdienst im Jahr 2019 für eine Zentralisierung der Hauswartung mit einer teilweisen Auslagerung der Reinigung entschieden. Die zentralisierte Organisation der Hauswarte führt zu Fokussierung und Stärkung der Kernkompetenzen. Das gesamte Hausdienst-Team soll künftig durch eine Leitungsperson geführt werden. Die Unterhaltsreinigung wird im Wesentlichen durch Reinigungskräfte durchgeführt, während die hauptamtlichen Hauswarte mit entsprechender Fachausbildung schwergewichtig im technischen Unterhalt eingesetzt werden.

Durch diese neue Aufgabenverteilung können in der Hauswartung die Vollzeitstellen von acht auf sechs (inkl. Leitung) reduziert werden. Die frei werdenden Stellen wurden in den Reinigungsdienst verschoben. Die teilweise Auslagerung der Reinigung stand unter der Bedingung, dass keine Mitarbeitenden mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag entlassen werden.

Software für Dokumentenverwaltung
Im Rahmen der Informatikstrategie 2023 bis 2027 hat der Gemeinderat unter anderem beschlossen, dass neben den Fachanwendungen künftig CMI flächendeckend als Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt wird. CMI ist in der Gemeinde Risch seit mehreren Jahren im Einsatz. Mit dem flächendeckenden Einsatz von CMI wird die Ablage von digitalen Daten entweder in Fachanwendungen oder datenbankbasiert in CMI erfolgen. Von diesem Grundsatzentscheid verspricht man sich eine verbesserte Verwaltung der digitalen Akten (optimiertes Records Management), eine vereinfachte Zusammenarbeit innerhalb der Gemeindeverwaltung sowie auch mit externen Dritten. Mit der flächendeckenden Einführung von CMI einher geht die Abkehr von der Ablage von Daten auf gemeinsamen Lauwerken (Sharelaufwerken), was per Anfang 2023 umgesetzt wurde (Umstellung auf Leserecht).

Lernplattform (Learningmanagementsystem, LMS)
Im Jahr 2022 wurde für das Gemeindenetz eine elektronische Lernplattform eingeführt. Diese ermöglicht es, Wissen zentral zu bewirtschaften, Lerninhalte in verschiedenen Lernformen anzubieten und Benutzerinnen und Benutzer des Gemeindenetzes mittels e-Learnings effizient zu schulen. Ein wesentlicher Vorteil der Lernplattform ist der einfache Nachvollzug, welche Personen zu welchem Zeitpunkt eine Schulung absolviert hat. Die Lernplattform wurde in einem ersten Schritt für IT-Sicherheitstrainings sowie für die umfassende Schulung im Bereich des Dokumentenmanagementsystems (CMI) eingesetzt. In Zukunft soll die Plattform für weitere Bereiche eingesetzt werden.

Optimierter Kreditorenprozess (OKP)
Das Projekt Digitalisierung und OKP hat zum Ziel, Kreditorenrechnungen und andere (Hauptbuch-) Belege über die Buchhaltungssoftware Navision in einem revisionssicheren elektronischen Archiv jederzeit abrufbar aufzubewahren. Dabei handelt es sich um ein gemeinsames Projekt von Kanton und allen Zuger Gemeinden. Die Papierbelege werden zentral in einem Scanner erfasst und an die zuständigen Budget- und Projektverantwortlichen in den einzelnen Abteilungen elektronisch verteilt. Diese können die Belege revisionssicher elektronisch visieren und freigeben. In einem zweiten Schritt erfolgte ein Outsourcing des Scanning an eine gemeinnützige Organisation im Kanton Zug.

Digitalisierung Bildung/Kultur
Die Schulen werden durch einen externen, lokalen IT-Dienstleister unterstützt, der bezüglich Innovation und Ausrichtung für weitere Digitalisierungsschritte eingeschränkte Kapazitäten (Knowhow, Personal) hat. Ein externer Partner, der durch seine Engagements an vielen Schulen über das entsprechende Knowhow und die notwendigen Personalressourcen verfügt, schliesst die Lücke. Zusammen mit dem lokalen Supporter wird es gelingen, die nötigen Entwicklungen zu erkennen und diese zeitgerecht umzusetzen. Die ersten gemeinsamen Schritte (z.B. Aufbau Schulportal, Office365) sind erfolgreich erfolgt.

Einführung Projektkostenmanagement
Das Projektkostenmanagement für die gemeindlichen Bauprojekte wurde 2022 erfolgreich im Buchhaltungssystem (Navision/nsp) integriert. Die Software Bauplus konnte abgelöst und somit abgeschaltet werden. Das Kostenmanagement direkt aus Navision zu führen bringt viele Vorteile. Mit dieser integrierten Lösung können der Zahlungslauf sowie die Baukostenüberwachung effizienter durchgeführt werden.

Die Abteilung Planung/Bau/Sicherheit hat 2022 noch weitere Themen bearbeitet, die zur Prozessoptimierung beitragen umgesetzt, so etwa auch die Verwendung von CMI für die Projektablage von gemeindlichen Bauprojekten. Mit der neuen Stelle Immobilienmanagement kann die Bewirtschaftung des Immobilienportfolios professionell aufgebaut werden.

Reorganisation der Abteilung Planung/Bau/Sicherheit
Das Aufgabenportfolio in der Abteilung Planung/Bau/Sicherheit ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Auch die Führungsspanne wurde zu umfangreich und musste reduziert werden. Die Abteilung Planung/Bau/Sicherheit wurde deshalb per Anfang 2023 neu in zwei Abteilungen aufgeteilt. Der Gemeinderat hat damit die Konsequenz aus einer Analyse zu den anstehenden Projekten und Herausforderungen im Bereich der Abteilung Planung/Bau/Sicherheit gezogen.

Die beiden neuen Abteilungen, Bau/Raumplanung/Immobilien und Tiefbau/Umwelt/Sicherheit, führen zu einer Stärkung der Aufgabenerfüllung und sichern gleichzeitig die professionelle Bewirtschaftung der zugeteilten Themen. Teil der Organisationsanpassung ist auch die Schaffung einer Stabsstelle «Entwicklung» als Teil der neu geschaffenen Abteilung Bau/Raumplanung/Immobilien, die dem Vorsteher Planung/Bau/Sicherheit zugeordnet ist. Die neu geschaffenen Abteilungen werden weiterhin vom zuständigen Gemeinderatsmitglied geführt.

TagiNet - Software für Kindertagesstätte
Das TagiNet-System wurde im Sommer 2019 erfolgreich in der KiTa Langmatt implementiert. Seitdem bietet es einen grossen Mehrwert für planerische und strategische Entscheide, in dem innert Kürze Auswertungen und Übersichte zum Betreuungsschlüssel, Belegung der Gruppen oder auch Informationen zu den Kindern erstellt werden können. Diese Listen bilden u.a. die Grundlage für die Rückerstattung von Geldern an die Gemeinde Risch durch den Kanton Zug. Das Weiteren können Zahlungsbestätigungen abgewickelt werden (was den administrativen Aufwand reduziert hat), sie dient der Kommunikation an die Eltern (was besonders in der Corona Zeit zum Tragen gekommen ist) und gibt ebenfalls stets eine aktuelle Einsicht in diverse kantonale oder kommunale Statistiken. Alle Benutzer können jederzeit auf die aktuellen, individuell aufbereiteten Daten zugreifen.

Digitalisierung Sozialhilfe
Mit der elektronischen Aktenführung und der damit verbundenen Schnittstelle werden die Voraussetzungen für eine digitale Dossierführung und damit zur digitalen Archivierung geschaffen. Die gesetzlichen Vorgaben bedingen aktuell noch eine hybride Dossierführung, einzelne Dokumente müssen in Papierform aufbewahrt werden. Mittel- bis längerfristig führen die digitalen Dossiers und damit die Langzeit­archivierung dazu, dass Papier-Dossiers und -Archivierung entfallen, was eine einfachere und wirtschaftlichere Prozessabwicklung ermöglicht. Die digitale Aktenführung erfolgt seit Ende 2021.

Mit der Digitalisierung werden die Voraussetzungen zur elektronischen Rechnungs-, Zahlungs- und Zahlungsfreigabe geschaffen. Ebenfalls werden damit die Voraussetzungen für die digitale Archivierung von Belegen geschaffen. Die Digitalisierung dokumentiert die notwendigen Schritte von der Erfassung bis zur Zahlungsfreigabe mittels digitaler Schritte. Die digitale Verfügbarkeit aller Zahlungen können Belege direkt am Bildschirm gesucht, angezeigt und analysiert werden.

In Zukunft werden mit Hilfe einer neuen Scanning-Software die Dokumente neu automatisch im richtigen Dossier abgelegt und es müssen nicht mehr die Dokumente von Mitarbeitenden einzeln zugeordnet werden. Die Umsetzung dieser Massnahme ist noch nicht gestartet, soll jedoch bis im Jahr 2024 erfolgen.

Einführung Ticketing-System
In der letzten Legislatur hat die Gemeinde zur Optimierung der Abläufe ein Ticketing-System eingeführt. Dabei handelt es sich um ein zentrales System, einer Software, die Aufgaben und Prozesse digitalisiert und systematisiert. Dieses Werkzeug ist zuerst im IT-Support in der Gemeindeverwaltung und nachfolgend bei den Schulen eingesetzt worden. In der Zwischenzeit wird es auch für den Bereich der Hauswartung und das interne Bestellwesen für Büromaterial, Computer usw. eingesetzt. Durch diesen standardisierten Prozess ist der Stand einer Meldung jederzeit einsehbar. Verzögerungen, Unklarheiten oder Doppelspurigkeiten werden so verhindert und die Prozesse beschleunigt.

Nutzeranliegen und zusätzliche Aufträge an die Hauswarte und das Reinigungspersonal laufen seit Herbst 2022 ebenfalls zentral über das Ticketingsystem. Das Ticketingsystem ermöglicht es generell, aussagekräftige Auswertungen zu erstellen und so eine bessere Transparenz über die erbrachten zusätzlichen Dienstleistungen in den Bereichen IT-Support, Bestellwesen, Hauswartungen und Spezialreinigungen zu erzeugen, was der Optimierung der betrieblichen Abläufe dienlich ist.

Weiteres Vorgehen
Die ständige Aufgaben- und Prozessoptimierung wird auch in der neuen Legislatur 2023-2026 weitergeführt. Es sollen mögliche Aufgabenbereiche auch hinsichtlich der Möglichkeit von Outsourcing identifiziert und geprüft werden. Eine Berichterstattung zu den Resultaten erfolgt voraussichtlich gegen Ende der Legislatur im November 2026.