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Gesuch um Akteneinsicht beim Staatsarchiv im Rahmen einer Masterarbeit

Buch GVP 2014

Grundsätzliche Stellungnahmen

Aus der Praxis der Datenschutzstelle

Gesuch um Akteneinsicht beim Staatsarchiv im Rahmen einer Masterarbeit

Regeste:

§ 2 Bst. b DSG i.V.m. § 12 und § 17 Abs. 1 Archivgesetz – Dossiers von administrativ versorgten Menschen enthalten zahlreiche heikle, besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des DSG. Das Staatsarchiv kann Forschenden innerhalb der Schutzfrist Auskunft erteilen und ihnen  Einsicht in das Archivgut gewähren, wenn keine schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen. Das abliefernde Organ ist immer vorgängig anzuhören, die betroffene Person im Zweifelsfall.

Aus dem Sachverhalt:

Für ihre Masterarbeit zum Thema «Administrative Versorgung» ersuchte eine Studentin aus dem Kanton Zug das kantonale Staatsarchiv um Einsicht in bestimmte Aktenbestände aus den Jahren 1900 bis 1981, die der gesetzlichen Schutzfrist von 100 Jahren unterliegen. Das Staatsarchiv bat die Datenschutzstelle um eine Stellungnahme zum Gesuch.

Aus den Erwägungen:

Der DSB liess dem Staatsarchiv die nachfolgenden Hinweise zukommen:

Das Gesuch um Akteneinsicht wird für eine Masterarbeit gestellt. Der Aktenbestand, in den Einsicht verlangt wird, hat einen Umfang von ca. 20 Laufmeter. Ob eine sorgfältige Analyse und Auswertung des umfangreichen Materials in dem für eine Masterarbeit vorgegebenen Zeitrahmen (zwei Semester) möglich ist, kann offen bleiben. Nach Ansicht des DSB sollte indessen die Frage, ob der Umfang der verlangten Akteneinsicht verhältnismässig ist, dennoch geprüft werden.

Die Gesuchstellerin ist im Kanton Zug aufgewachsen. Es ist nicht auszuschliessen, dass sie in den Unterlagen auf Personen stösst, die sie gekannt hat oder kennt (sowohl administrativ versorgte Personen wie auch Mitarbeitende der involvierten Behörden, Verwaltungsstellen, Institutionen).

Das Archiv muss eine Abwägung zwischen dem Interesse der Gesuchstellerin bzw. deren Forschungsprojekt und den privaten Interessen der betroffenen, administrativ versorgten Personen vornehmen. Fällt das Ergebnis der Interessenabwägung durch das Archiv nicht zweifelsfrei zugunsten der Gesuchstellerin bzw. deren Forschungsprojekt aus, muss das Archiv die betroffenen Personen anhören (§ 17 Abs. 1 Archivgesetz [BGS 152.4]: im Zweifelsfall Anhörung).

Dossiers von administrativ versorgten Menschen enthalten zahlreiche heikle, besonders schützenswerte Personendaten und Persönlichkeitsprofile im Sinn von § 2 Bst. b DSG.

Aus Sicht des DSB ist nicht zweifelsfrei auszuschliessen, dass es betroffene Personen gibt, die an der Wahrung ihrer Persönlichkeitsrechte bzw. ihrer Privatsphäre festhalten möchten und nicht wünschen, dass Dritte in ihre Unterlagen Einsicht nehmen können.

Aus diesen Gründen sollte eine Gutheissung des Gesuchs um Einsicht in die Unterlagen des Staatsarchivs nach Ansicht des DSB nur unter den folgenden Bedingungen erfolgen:

  • Die Einsicht sollte auf Dossiers bzw. Fälle eingeschränkt werden, die spätestens 1970 abgeschlossen waren. In später abgeschlossene Unterlagen bzw. Fälle sollte keine Einsicht gewährt werden.
  • Noch lebende betroffene, administrativ versorgte Personen sollten vom Staatsarchiv vor Bekanntgabe ihrer Unterlagen angehört werden.
  • Der DSB geht davon aus, dass Einsicht in die Unterlagen ausschliesslich in den Räumlichkeiten des Staatsarchivs gewährt wird und dass keine Kopien der Unterlagen angefertigt werden dürfen (auch nicht fotografische).
  • Ergebnisse dürfen im Rahmen der Masterarbeit nur publiziert werden, wenn sie so anonymisiert sind, dass keinerlei Rückschlüsse auf die betroffenen, administrativ versorgten Personen sowie auf betroffene Mitarbeitende der involvierten Behörden / Verwaltungsstellen / Institutionen möglich sind. Ausnahme: Vorliegen der frewilligen, schriftlichen Einwilligung der angemessen informierten Betroffenen.

Das Staatsarchiv hiess das Gesuch in der Folge grundsätzlich gut, verfügte aber eine Beschränkung der Einsichtnahme in Fälle, die bis spätestens 1965 abgeschlossen worden waren. Auch die übrigen Hinweise des DSB wurden in der Verfügung berücksichtigt.

 

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